Sources of Personal Data

1. Complete any manual or digital forms;
2. Provide us with your business contact information (whether from you directly or from your employer, principal or client);
3. Transact with us on any products or services;
4. Enter into any contract with us;
5. Communicate with us by any means including telephone, mail, email, website, digital platform or in person;
6. Participate in any programme, event, discussion, workshop, meeting, survey, research, evaluation, analysis, assessment or study, whether:
   • organised by us, third parties or jointly by us with a third party; and
   • physical, in-person, or using electronic, digital or virtual means, (“Programme”);
7. Enter our premises;
8. Use or access our website, social media and digital platforms, and links to our digital content on any platform (“Website and Platform”).

1. information about your use of our products and services, including your browser type, operating system, platform, IP address, cookies, language and region; and
2. search queries you conducted on the website or platform, and advertisements you viewed and links you clicked on our Website or Platform.

1. get authorisation for a payment you make using a credit or debit card, or e-wallet;
2. carry out any checks in our outside of Malaysia on background, credit, sanction, litigation, employment, qualification, disciplinary or criminal records and adverse media screening (or negative news screening).

Personal Data We Process

1. name, date of birth, NRIC or passport number, gender, nationality, race and religion;
2. contact details including address, phone/mobile number, and email address;
3. education and professional qualification;
4. board experience, employment experience and credentials;
5. employment records, performance reviews and references;
6. records of psychometric assessment;
7. bank, credit/debit card and any other method of electronic or digital payment details;
8. information from any checks in or outside of Malaysia on background, credit, sanction, litigation, disciplinary or criminal records and adverse media screening (or negative news screening);
9. information from any Government and Statutory Bodies;
10. information on any medical or health condition;
11. information about you from publicly available sources;
12. any other data provided by you to us or as required for the purposes as set out below.

Purpose of Processing Your Personal Data

1. Administer, enforce and comply with ICDM’s Constitution, Website and Portal Terms of Use, Code of Conduct, By-Laws or any terms of reference, policies, procedures, guidelines or standard operating procedures (“ICDM’s Rules”).
2. Offer and administer our product and services such as board effectiveness assessment, director sourcing and placement, board training and development and expert consultation sessions.
3. Administer ICDM membership or any of our panel, faculty, facilitators or groups such as panel of service providers, faculty of experts and sourcing and placement of candidates (“Membership and Faculty”), including application, renewals, termination and suspension.
4. Communicate any information and updates relating to Membership and Faculty (including benefits by ICDM or our partners) via any means.
5. Process and publish your registration for a Programme; monitor your participation and performance; communicate any changes/updates related to a Programme.
6. Carry out any professional development programmes and certification such as ICDM Graduate Directors.
7. Assist you to develop any professional credential statement, profile or CV that reflects your membership status and the courses you have attended.
8. Facilitate searching and matching you with suitable board positions.
9. Produce any reports or other materials from any Programme undertaken by ICDM and its partners.
10. Send ICDM’s newsletters, surveys, polls, articles, reports, Programme brochures/advertisements, research and advocacy work and other periodicals (in digital form or otherwise) from time to time.
11. Incorporate into or publish in our marketing or promotional materials.
12. Provide you with any of our products and services.
13. Process your payment instructions.
14. Respond to enquiries made via call, email, fax and any other available communication method.
15. Investigate complaints, breaches and suspicious transactions.
16. Security and crime prevention purposes, risk management, safeguarding ICDM in the event of any proceedings, litigation or claim of any kind.
17. Meeting disclosure obligations and other requirements imposed by or for the purposes of any laws, rules regulations, code of practice or guidelines (whether applicable in or outside Malaysia) binding on ICDM.
18. For statistical or actuarial research undertaken by ICDM or any partner or client of ICDM.
19. Administering, enforcing or performing any contract we have with you, to enforce our legal rights or comply with applicable laws.
20. For all other purposes incidental and associated with any of the above.

Disclosure of Your Personal Data

1. organisations who are seeking suitable candidates for board positions;
2. persons or organisations requesting for information under any law or order of court;
3. government, government agencies, statutory or public authorities, enforcement agencies authorised by law;
4. auditors, accountants, lawyers or other professionals or consultants of ICDM;
5. business partners, members, clients, vendors, contractors, trainers, facilitators, consultants of ICDM;
6. stakeholders and the general public;
7. third party service/product providers that are deemed necessary or appropriate for the purposes stated above (including those located out of Malaysia, with similar or better levels of security implemented by ICDM);
8. third parties involved in any corporate exercise or commercial transactions relating to ICDM e.g. sale and purchase of assets, reorganisation, amalgamation, collaboration or joint venture; or
9. persons under a duty of confidentiality to ICDM.

Non-Provision of Personal Data

1. result in us being unable to enter into a contract, provide any product or services requested (or to carry out any of the services or matters as provided in paragraph 3 of this Privacy Notice);
2. result in us being unable to administer or perform our contract with you, including matters relating to your membership or faculty with ICDM; or
3. affect our ability to accomplish the above stated purposes.

Data Security

1. Implementing necessary technology controls such as firewalls, password controls, physical security, access authorisation and monitoring.
2. Process controls such as segregation of duties, defined roles and responsibilities and “need-to–know” disclosure policies for staff.
3. Obtaining undertakings or warranties from third party providers and contractors storing or processing your personal data that they have implemented comparable standards of security.

Retention of Personal Data

1. to comply with any legal, regulatory, tax, audit or accounting requirements; or
2. to protect the interest of ICDM (including keeping such records to respond to any claims or in anticipation of any litigation).

Rights of Access and Correction

1. accessing your ICDM Portal account (which is a part of ICDM’s integrated web-based platform, owned and managed by ICDM) and update or correct your personal data directly;
2. requesting for copies of your personal data from us; or
3. requesting that we correct any inaccurate, obsolete, incomplete or misleading personal data.

1. charge an administration fee for processing your request for access or correction (except for direct access and update via ICDM portal); and
2. refuse to comply with your request for access or correction to the personal data as provided under the PDPA and provide you with written reasons for such an action.

Transfer Of Your Personal Data Outside Malaysia

Your Options and How To Contact Us

Sumber-sumber Data Peribadi

1. Melengkap apa-apa manual atau borang-borang digital;
2. Memberi kami maklumat hubungan perniagaan (sama ada dari anda secara langsung atau dari majikan, prinsipal atau klien);
3. Membuat transaksi bersama kami atas apa-apa produk atau servis;
4. Memasuki apa-apa kontrak bersama kami;
5. Berkomunikasi bersama kami dalam apa-apa cara termasuk telefon, surat, e-mel, laman web, platform digital atau secara peribadi;
6. Menyertai apa-apa program, acara, perbincangan, bengkel, mesyuarat, tinjauan, penyelidikan, evaluasi, analisis, penilaian atau kajian, sama ada:
   • Dianjurkan oleh kami, pihak ketiga atau secara bersama dengan kami dengan pihak ketiga; dan
   • Fizikal, secara peribadi, atau menggunakan kaedah elektronik, digital atau cara maya, (“Program”);
7. Memasuk premis-premis kami;
8. Menggunakan atau mengakses laman web, media sosial dan platform-platform digital, dan pautan-pautan kepada kandungan digital di mana-mana platform (“Laman Web dan Platform”).

1. Maklumat tentang penggunaan anda terhadap produk-produk dan servis-servis kami, termasuk jenis pelayar, sistem pengoperasian, platform, alamat IP, kuki, bahasa dan rantau; dan
2. Pertanyaan carian yang dijalankan di laman web atau platform, dan iklan-iklan yang anda tontoni dan pautan yang anda klik di Laman Web atau Platform kami.

1. Mendapatkan kebenaran untuk bayaran yang anda buat melalui kad kredit atau debit, atau ‘e-wallet’;
2. Menjalankan apa-apa semakan di dalam atau di luar Malaysia ke atas latar belakang, kredit, sanksi, litigasi, pekerjaan, qualifikasi, tatatertib atau rekod-rekod jenayah dan pemeriksaan media yang buruk (atau pemeriksaan berita negatif).

Data Peribadi Yang Kami Proses

1. Nama, tarikh lahir, nombor kad pengenalan dan/atau nombor pasport, jantina, kewarganegaraan, kaum, dan agama;
2. Maklumat hubungan termasuk alamat, nombor telefon, nombor telefon bimbit dan alamat e-mel;
3. Kelayakan pendidikan dan profesional;
4. Pengalaman lembaga, pekerjaan dan tauliah;
5. Rekod pekerjaan, prestasi dan rujukan;
6. Rekod penilaian psikometrik;
7. Maklumat bank, kad kredit/debit dan apa-apa maklumat kaedah pembayaran elektronik atau digital;
8. Maklumat dari apa-apa pemeriksaan dalam atau luar Malaysia ke atas latar belakang, kredit, sanksi, litigasi, rekod-rekod jenayah atau tatatertib dan pemeriksaan media yang buruk (atau pemeriksaan berita negatif);
9. Maklumat dari mana-mana Kerajaan atau Badan-badan Berkanun;
10. Maklumat tentang apa-apa kondisi perubatan atau kesihatan;
11. Maklumat tentang anda dari sumber-sumber awam yang sedia ada;
12. Data-data lain yang diberikan oleh anda kepada kami atau yang diperlukan bagi tujuan yang dinyatakan di atas.

Tujuan Pemprosesan Data Peribadi Anda

1. Mentadbir, menguatkuasa dan mengikut Perlembagaan KCDM, Laman Web dan Portal Terma Penggunaan, Tatakelakuan, Undang-undang kecil atau apa-apa terma rujukan, dasar-dasar, prosedur, garis panduan atau tatacara operasi standard (“Peraturan ICDM”).
2. Menawarkan dan mentadbir produk dan servis-servis kami seperti penilaian keberkesanan lembaga, pembekalan dan penempatan pengarah, latihan dan pembangunan lembaga dan sesi perundingan pakar.
3. Mentadbir keahlian ICDM atau mana-mana panel, fakulti, fasilitator-fasilitator kami atau kumpulan-kumpulan seperti panel pembekal perkhidmatan, fakulti pakar dan sumber dan penempatan calon (“Keahlian dan Fakulti”), termasuk permohonan, pembaharuan, penamatan dan penggantungan.
4. Komunikasikan segala maklumat dan kemas kini yang berkaitan dengan Keahlian dan Fakulti (termasuk manfaat oleh ICDM atau rakan kongsi kami) dengan apa-apa cara pun.
5. Memproses dan menerbitkan pendaftaran anda untuk Program; pantau penyertaan dan prestasi anda; menyampaikan sebarang perubahan / kemas kini yang berkaitan dengan Program.
6. Menjalankan program dan program dan pensijilan pembangunan profesional seperti Pengarah Siswazah ICDM.
7. Membantu anda untuk mengembangkan penyata kelayakan profesional, profil atau CV yang menggambarkan status keahlian anda dan kursus yang telah anda hadiri.
8. Memudahkan pencarian dan memadankan anda dengan posisi lembaga yang sesuai.
9. Menghasilkan sebarang laporan atau bahan lain dari mana-mana Program yang dilaksanakan oleh ICDM dan rakan-rakan kongsinya.
10. Menghantar buletin, tinjauan, pemungutan suara, artikel, laporan, brosur/iklan Program, penyelidikan dan kerja advokasi ICDM dan majalah-majalah lain (dalam bentuk digital atau sebaliknya) dari semasa ke semasa.
11. Memasukkan atau menerbitkan dalam bahan pemasaran atau promosi kami.
12. Menyediakan mana-mana produk dan perkhidmatan kami kepada anda.
13. Memproses arahan pembayaran anda.
14. Membuat maklum balas kepada pertanyaan yang dibuat melalui panggilan, e-mel, faks dan apa-apa kaedah komunikasi lain yang ada.
15. Menyiasat aduan-aduan, pelanggaran-pelanggaran dan transaksi-transaksi yang mencurigakan.
16. Bagi tujuan keselamatan dan pencegahan jenayah, pengurusan risiko, melindungi ICDM sekiranya terdapat prosiding, litigasi atau apa-apa tuntutan.
17. Memenuhi obligasi penzahiran dan keperluan-keperluan lain yang dikenakan oleh atau bagi tujuan undang-undang, peraturan-peraturan, kod amalan atau garis panduan (sama ada terpakai di dalam atau di luar Malaysia) yang mengikat ICDM.
18. Untuk penyelidikan statistik atau aktuari yang dilakukan oleh ICDM atau mana-mana rakan kongsi atau klien ICDM.
19. Mentadbir, menguatkuasakan atau melaksanakan apa-apa kontrak yang kami miliki dengan anda, untuk menguatkuasa hak undang-undang kami atau mematuhi undang-undang yang terpakai.
20. Bagi semua tujuan lain yang disebabkan dan berkait dengan mana-mana perkara di atas.

Penzahiran Maklumat Peribadi Anda

1. organisasi-organisasi yang mencari calon-calon yang sesuai untuk jawatan-jawatan lembaga;
2. orang-orang atau organisasi-organisasi yang meminta maklumat berdasarkan undang-undang atau perintah mahkamah;
3. kerajaan, agensi kerajaan, badan berkanun atau awam, agensi penguatkuasaan yang dibenarkan oleh undang-undang;
4. juruaudit, akauntan, peguam atau profesional atau konsultan ICDM yang lain;
5. rakan niaga, ahli, klien, vendor, kontraktor, pelatih, fasilitator, konsultan ICDM;
6. pihak berkepentingan dan masyarakat umum;
7. penyedia perkhidmatan/produk pihak ketiga yang dianggap perlu atau sesuai bagi tujuan yang dinyatakan di atas (termasuk yang berada di luar Malaysia, dengan tahap keselamatan yang serupa atau lebih baik yang dilaksanakan oleh ICDM);
8. pihak ketiga yang terlibat dalam sebarang pelaksanaan korporat atau transaksi komersial yang berkaitan dengan ICDM, seperti penjualan dan pembelian aset-aset, penyusunan semula, penggabungan, kerjasama atau usahasama; atau
9. orang di bawah tanggungjawab kesulitan kepada ICDM.

Data Peribadi yang tidak diberi

1. Mengakibatkan kami tidak dapat menandatangani kontrak, memberikan apa-apa produk atau servis yang dimohon (atau untuk melaksanakan salah satu perkhidmatan atau perkara seperti yang diperuntukkan dalam perenggan 3 Notis Privasi ini);
2. Mengakibatkan kami tidak dapat mentadbir atau menjalankan kontrak kami bersama anda, termasuk perkara-perkara yang berkait dengan keahlian atau fakulti bersama ICDM; atau
3. Mempengaruhi kemampuan kami untuk melaksanakan tujuan yang dinyatakan di atas.

Keselamatan Data

1. Pelaksanaan pengawal teknologi yang diperlukan seperti firewall, kawalan kata laluan, keselamatan fizikal, kebenaran akses dan pengawasan.
2. Proses kawalan seperti pengasingan tugas, peranan yang ditentukan dan tanggungjawab-tanggungjawab dan dasar “perlu diketahui” untuk kakitangan;
3. Mendapat akujanji atau jaminan dari pembekal-pembekal dan kontraktor pihak ketiga yang menyimpan atau memproses data peribadi bahawa mereka telah melaksanakan piawai keselamatan yang serupa.

Penyimpanan Maklumat Peribadi

1. untuk memenuhi keperluan undang-undang, pengawalseliaan, cukai, keperluan audit atau perakaunan; atau
2. untuk melindungi kepentingan ICDM (termasuk menyimpan rekod-rekod tersebut untuk menjawab sebarang tuntutan atau untuk jangkaan sebarang litigasi).

Hak Akses dan Pembetulan

1. Mengakses akaun Portal ICDM anda (yang merupakan sebahagian daripada platform berasaskan web bersepadu ICDM, dimiliki dan diuruskan oleh ICDM) dan kemas kini atau betulkan maklumat peribadi anda secara langsung;
2. Memohon salinan maklumat peribadi daripada kami;
3. Memohon agar kami membetulkan maklumat peribadi anda yang tidak tepat, usang, tidak lengkap atau mengelirukan.

1. mengenakan yuran pentadbiran untuk memproses permintaan anda untuk mengakses atau membetulkan maklumat peribadi (kecuali untuk akses langsung dan kemas kini melalui portal ICDM); dan
2. menolak untuk mematuhi permintaan anda untuk mengakses atau membetulkan maklumat peribadi seperti yang diperuntukkan di bawah PDPA dan memberikan kepada anda alasan bertulis bagi tindakan tersebut.

Pemindahan Maklumat Peribadi Anda ke Luar Malaysia

Pilihan Anda dan Cara Menghubungi Kami