PRIVACY POLICY PURSUANT TO THE PERSONAL DATA PROTECTION ACT 2010

In compliance with the Personal Data Protection Act 2010 (“PDPA”), the Institute of Corporate Directors Malaysia (ICDM) (referred hereinafter to as “ICDM”, “our”, “us” or “we”) wishes to inform all of our members, customers and users that we obtain and maintain certain personal information about you as part of our records in order to deliver our work and services accordingly.
The personal information processed includes all information obtained from or submitted using printed ICDM forms, the ICDM Website, the ICDM Portal and any other forms which may be used to collect your personal information from time to time.
  1. Purpose of Collecting Your Data
    1. To process your registration for our programmes and events; monitor and update your attendance; communicate any changes/ updates related to registered programmes and events;
    2. To process your membership application, upkeep your membership records and provide ICDM membership benefits be it offered by ICDM or that of our strategic partners;
    3. To enable you to produce a professional looking CV-like profile that reflects your membership status and the courses you have attended;
    4. To facilitate searching and matching of suitable candidates for board positions;
    5. To facilitate research work undertaken by ICDM and its partners;
    6. To communicate important information and updates relating to membership, programmes and customers (be it from ICDM or that of our strategic partners) via emails, phone and any other means;
    7. To send ICDM magazine and other periodicals from time to time;
    8. To process for such purposes set out in ICDM’s Constitution, ICDM’s Website and Portal Terms of Use, ICDM’s Code of Conduct and ICDM’s By-Laws;
    9. To respond to enquiries made via call, email, fax and any other available communication method;
    10. For all other purposes incidental and associated with any of the above.
  2. Categories of Personal Information that We Collect
    1. ICDM will process and we may collect the following personal information:
      1. Name, IC and/or passport number;
      2. Contact details including address, phone number, mobile number and email address;
      3. Education and Professional Qualification;
      4. Board Experience;
      5. Executive Work Experience;
      6. Any other data provided by you to us or as required for the purposes as set out above.
  3. Disclosure of Your Personal Information
    Your personal information may be disclosed to the following parties for the purposes set out below:
    1. Persons/organisations who are seeking suitable candidates for directorship;
    2. Persons/organisations requesting for such information under any law or order of court;
    3. Government, government agencies, statutory or public authorities, enforcement agencies authorised by law;
    4. Auditors, accountants, lawyers or other professionals or consultants of ICDM;
    5. Contractors, sub-contractors of ICDM;
    6. Third party service /product providers that are deemed necessary or appropriate for the purposes stated above (including those located out of Malaysia, under conditions of confidentiality and similar levels of security);
    7. Third parties involved in any corporate exercise or transactions relating to ICDM e.g. sale and purchase of assets, reorganisation or amalgamation or collaboration.
    8. Persons under a duty of confidentiality to ICDM.
  4. Non-Provision of Personal Information
    The personal information requested is mandatory and any failure to supply us with the required personal information may potentially:
    1. Result in us being unable to enter into a service contract or agreement [or to carry out any of the services or matters as provided in Paragraph 1 of this Privacy Policy] with you;
    2. Result in us being unable to communicate notices, value added services and updates to you;
    3. Affect our capacity to accomplish the above stated purposes.
  5. Data Security
    We shall take necessary steps to store and process your personal information securely. We will undertake the following security steps:
    1. Implementation of a formal information security policy and necessary technology controls such as firewall, password controls, physical security, logging and monitoring etc;
    2. Process controls such as segregation of duties, defined roles and responsibilities and “need-to– know” disclosure policies for staff;
    3. Third party providers and contractors storing or processing personal information have implemented similar acceptable standards of security.
  6. Retention of Personal Information
    Your personal information will be stored for only the period as necessary to fulfill the purposes stated above after which we will ensure that your personal information is destroyed, anonymised or permanently deleted if it is no longer necessary to store. Reasons to further store your personal information even after the fulfillment of the purposes include:
    1. to satisfy legal, regulatory or accounting requirements;
    2. to protect the interest of ICDM (including keeping such records to respond to any claims or in anticipation of any litigation).
  7. Rights of Access and Correction
    The PDPA allows you the right to access or correct the personal information you have submitted. You may at any time update or amend the information processed by us by:
    1. Log-in to your ICDM Portal (which is a part of ICDM’s integrated web-based platform, owned and managed by ICDM) account and update/ correct your personal information directly;
    2. Requesting for copies of the personal information from us;
    3. Requesting that we correct any of your inaccurate, obsolete, incomplete or misleading personal information.
    In accordance with the PDPA, and to the extent not limited by any other applicable law, ICDM may:
    (1) charge an administration fee for processing your request for access or correction to the personal information (except for direct access and update via ICDM portal), in compliance with the prescribed fees stated in the PDPA or its subsidiary legislation; and
    (2) refuse to comply with your request for access or correction to the personal information as provided under the PDPA and provide you with written reasons for such an action.
  8. Transfer Of Your Personal Information Outside Malaysia
    It may be necessary for us to transfer your personal information outside Malaysia if any of the third parties mentioned in paragraph 3 including our service providers or strategic partners who are involved in providing any services to ICDM are located in countries outside Malaysia. You consent to us transferring your personal information outside Malaysia to such third parties and for the purposes set out in paragraph 1 including where it is necessary to fulfil the execution of the service/products that you have signed up for (e.g. accommodation for overseas programme).
    We shall take necessary steps to ensure that any such third parties are contractually bound not to use your personal information for any reason other than to provide the products and/or services they are contracted by us, and to safeguard your personal information.
  9. Your Options and How To Contact Us
    You may at any time make a request in writing to limit the processing and use of your personal information, including to prevent usage of your personal information for the purposes of direct marketing.
    If you have any questions about this Privacy Policy or wish to make a request or exercise any of your rights as set out above, please contact us by sending an email to our Corporate Communications Division at info@icdm.com.my or call us at +603 2202 2022 or write to us by addressing your correspondence to:
    Institute of Corporate Directors Malaysia (ICDM)
    (Attention: Corporate Communications)
    Level 9, Mercu 2, KL Eco City,
    59200 Kuala Lumpur, Malaysia
    Attention: Corporate Communications Manager

    For as long as you remain ICDM member and customer, your personal information will remain with ICDM and we will take reasonable steps to protect the personal information from any unauthorised access.
    ICDM reserves the right to amend this Privacy Policy from time to time. The updated Privacy Policy will be posted on our website (www.icdm.com.my).
  10. Acknowledgement of this Privacy Notice and Consent
    We trust that you are agreeable and consent to the continued usage and processing of your personal information based on the terms abovementioned. If you do not consent to the usage and processing of your personal information, please notify us with a letter of disagreement to the stated contact details as per paragraph 9 above, failing which we shall assume that you have no objections to the same.

  11. This Privacy Policy was last updated on [23 August 2018].






DASAR PERLINDUNGAN MENGIKUT AKTA PERLINDUNGAN DATA PERIBADI 2010

(Versi Bahasa Melayu)

Merujuk kepada Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 ("PDPA"), Institut Pengarah Korporat Malaysia (ICDM) (dirujuk sebagai "ICDM" atau "kami") ingin memaklumkan kepada semua ahli, pelanggan dan pengguna kami bahawa pihak kami akan memperolehi dan mengekalkan maklumat peribadi tertentu mengenai anda sebagai sebahagian daripada rekod kami untuk penyampaian tugasan kerja serta perkhidmatan kami dengan sewajarnya.
Maklumat peribadi yang diproses adalah meliputi segala maklumat yang diperolehi atau dikemukakan daripada percetakan borang ICDM, laman sesawang ICDM, Portal ICDM serta sebarang bentuk maklumat lain yang mungkin digunakan untuk mengumpul maklumat peribadi anda dari masa ke semasa.

  1. Tujuan Pengumpulan Data Anda
    1. Untuk tujuan menguruskan pendaftaran anda menghadiri program dan acara anjuran kami; pemantauan dan pengemaskinian data kehadiran anda; penyampaian sebarang perubahan /pembaharuan yang berkaitan dengan program dan acara yang telah didaftarkan oleh anda.
    2. Untuk tujuan pemprosesan permohonan keahlian, pengemaskinian rekod keahlian serta memberikan manfaat keahlian yang ditawarkan oleh ICDM atau rakan strategik kami.
    3. Untuk membolehkan anda mencipta profil CV profesional yang mencerminkan status keahlian dan kursus yang telah anda hadiri.
    4. Untuk memudahkan pencarian dan pemadanan calon yang sesuai untuk jawatan sebagai ahli lembaga pengarah.
    5. Untuk memudahkan kerja penyelidikan yang dijalankan oleh ICDM dan rakan kongsinya.
    6. Untuk menyampaikan maklumat penting dan pembaharuan berkaitan dengan keahlian, program dan pelanggan (dari pihak ICDM atau rakan kongsinya) melalui e-mel, telefon dan cara-cara yang lain.
    7. Untuk menghantar majalah ICDM dan majalah-majalah lain dari masa ke semasa.
    8. Digunakan untuk pemprosesan berpandukan arah tuju yang ditetapkan di dalam Perlembagaan ICDM, Laman Web dan Syarat Penggunaan Portal ICDM, Tatacara-kelakuan ICDM serta Undang-Undang Tubuh ICDM.
    9. Untuk menjawab pertanyaan yang dibuat melalui panggilan, e-mel, faks dan mana-mana kaedah komunikasi lain yang tersedia.
    10. Untuk tujuan lain yang bersampingan dan berkaitan dengan mana-mana perkara di atas.
  2. Kategori Pengumpulan Maklumat Peribadi
    1. ICDM akan memproses dan mengumpulkan maklumat-maklumat peribadi seperti yang berikut:
      1. Nama, nombor kad pengenalan dan / atau nombor pasport;
      2. Butiran perhubungan termasuk alamat, nombor telefon, nombor telefon mudah alih dan alamat e-mel;
      3. Kelayakan Pendidikan dan Profesional;
      4. Rekod pengalaman pekerjaan sebagai Ahli Lembaga Pengarah;
      5. Rekod pengalaman pekerjaan sebagai Eksekutif; dan
      6. Sebarang maklumat lain yang diperlukan untuk tujuan seperti yang tertera di atas.
  3. Pendedahan Maklumat Peribadi Anda
    Maklumat peribadi anda hanya akan disampaikan kepada pihak-pihak berikut untuk tujuan seperti yang tertera di bawah:
    1. Individu / organisasi yang mencari calon yang sesuai untuk jawatan ahli lembaga pengarah;
    2. Individu / organisasi yang tertakluk di bawah undang-undang atau sebagai maklumbalas kepada permintaan pihak kerajaan;
    3. Pihak kerajaan, agensi kerajaan, badan-badan berkanun atau badan-badan awam, agensi penguatkuasaan di bawah undang-undang;
    4. Juruaudit, akauntan, peguam atau badan-badan professional atau perunding di bawah ICDM;
    5. Kontraktor/sub-kontraktor ICDM;
    6. Pembekal produk/perkhidmatan/pihak ketiga yang diperlukan atau sesuai untuk melaksanakan tujuan di atas (termasuk pihak di luar Malaysia, dibawah terma serta dasar kerahsiaan maklumat dan tahap keselamatan yang sama);
    7. Pihak ketiga yang terlibat di dalam sebarang aktiviti atau transaksi korporat yang berkaitan dengan ICDM seperti penjualan serta pembelian aset, penyusunan semula atau penyatuan atau kerjasama; dan
    8. Individu yang dipertanggungjawabkan oleh ICDM di bawah dasar kerahsiaan maklumat.
  4. Ketidaksediaan Maklumat Peribadi
    Permintaan kepada maklumat peribadi adalah wajib dan kegagalan anda memberikan kami maklumat tersebut akan memungkinkan pihak kami:
    1. Tidak dapat memasuki kontrak perkhidmatan atau perjanjian atau untuk menjalankan apa-apa perkhidmatan atau perkara di dalam Perenggan 1 Dasar Perlindungan Data Peribadi ini dengan Anda;
    2. Menyebabkan pihak kami tidak dapat menyampaikan notis, perkhidmatan penambahan nilai dan pembaharuan kepada anda; dan
    3. Menjejaskan keupayaan kami untuk mencapai tujuan seperti yang dinyatakan di atas.
  5. Keselamatan Data & Maklumat
    Pihak kami akan mengambil langkah-langkah yang sewajarnya untuk menyimpan dan memproses maklumat peribadi anda dengan selamat. Pihak kami akan melaksanakan langkah-langkah keselamatan seperti yang berikut:
    1. Pelaksanaan secara rasmi dasar keselamatan maklumat dan kawalan teknologi yang diperlukan seperti tembok api (“firewall”), kawalan kata laluan, keselamatan fizikal, pengelogan serta pemantauan dan sebagainya;
    2. Kawalan proses seperti pengasingan tugas, peranan dan tanggungjawab yang ditetapkan dan dasar ‘keperluan untuk mengetahui’ untuk penzahiran kepada kakitangan; dan
    3. Kontraktor dan penyedia pihak ketiga yang menyimpan atau memproses maklumat peribadi serta melaksanakan dasar piawaian keselamatan yang sama.
  6. Pengekalan Maklumat Peribadi
    Maklumat peribadi anda akan disimpan hanya untuk tempoh yang ditetapkan demi memenuhi tujuan yang dinyatakan di atas dan selepas tamat tempoh yang di tetapkan, pihak kami akan memastikan bahawa maklumat peribadi anda akan dimusnahkan atau diproses tanpa sebarang nama atau dihapuskan secara kekal jika tidak memenuhi keperluan penyimpanan. Tujuan utama melibatkan penyimpanan maklumat peribadi anda walaupun selepas tamat tempoh di tetapkan adalah untuk:
    1. memenuhi keperluan perundangan, pengawalseliaan atau perakaunan; dan
    2. melindungi kepentingan ICDM (termasuk penyimpanan rekod untuk membalas apa-apa tuntutan atau demi memenuhi persediaan terhadap apa-apa tindakan perundangan).
  7. Hak Pengaksesan dan Pembetulan
    PDPA membenarkan anda untuk mengakses atau membetulkan maklumat peribadi yang telah anda serahkan. Anda boleh pada bila-bila masa mengemaskini atau meminda maklumat yang diproses oleh kami dengan:
    1. Login masuk ke dalam Portal ICDM (yang merupakan sebahagian daripada platform berasaskan web bersepadu ICDM, dimiliki dan diuruskan oleh ICDM) dan mengemaskini /membetulkan maklumat peribadi anda secara langsung;
    2. Meminta salinan maklumat peribadi anda daripada pihak kami; dan
    3. Meminta pihak kami untuk memperbetulkan mana-mana maklumat peribadi anda yang tidak tepat, tidak dikemaskini, tidak lengkap atau mengelirukan.
    Selaras dengan PDPA, dan selagi tidak dihadkan oleh undang-undang lain yang berkenaan, ICDM boleh:
    1. mengenakan yuran pentadbiran untuk memproses permintaan anda demi mengakses atau memperbetulkan maklumat peribadi anda (kecuali jika diakses dan dikemaskini melalui portal ICDM), dengan mematuhi yuran yang ditetapkan di dalam PDPA atau undang-undang subsidiarinya; dan
    2. tidak memenuhi permintaan anda untuk mengakses atau memperbetulkan maklumat peribadi seperti yang terdapat di dalam PDPA dan memberi anda alasan bertulis untuk tindakan yang sedemikian.
  8. Pemindahan Maklumat Peribadi Anda Ke Luar Malaysia
    Malaysia jika mana-mana pihak ketiga yang disebut di perenggan 3 termasuk penyedia perkhidmatan kami atau rakan strategik yang terlibat di dalam menyediakan perkhidmatan kepada ICDM terletak di negara-negara yang bertempat di luar Malaysia. Anda bersetuju dengan kami untuk memindahkan maklumat peribadi anda di luar Malaysia kepada pihak ketiga untuk tujuan yang dinyatakan di dalam perenggan 1 termasuk di dalam keadaan di mana perlu untuk memenuhi pelaksanaan perkhidmatan / produk yang telah anda daftar (cth. penginapan untuk program luar negara).
    Pihak kami akan mengambil langkah-langkah yang perlu untuk memastikan bahawa mana-mana pihak ketiga akan terikat secara kontrak supaya mereka tidak akan menggunakan maklumat peribadi anda untuk apa-apa sebab selain daripada menyediakan produk atau perkhidmatan yang dikontrak oleh pihak kami, dan untuk melindungi maklumat peribadi anda.
  9. Pilihan Anda dan Cara Menghubungi Kami
    Anda boleh pada bila-bila masa membuat permintaan bertulis untuk menghadkan pemprosesan dan penggunaan maklumat peribadi anda termasuk mengelakkan daripada penggunaan maklumat peribadi anda untuk tujuan pemasaran langsung.
    Jika anda mempunyai sebarang pertanyaan mengenai Dasar Privasi ini atau ingin membuat sebarang pertanyaan/permintaan atau melaksanakan apa-apa hak anda seperti yang dinyatakan di atas, sila e-melkan permintaan anda kepada Bahagian Komunikasi Korporat info@icdm.com.my atau dengan menelefon pihak kami ditalian +603 2202 2022 atau menulis kepada kami dialamat:
    Institut Pengarah Korporat Malaysia (ICDM)
    (Untuk Perhatian: Komunikasi Korporat)
    Level 9, Mercu 2, KL Eco City,
    59200 Kuala Lumpur, Malaysia
    (UP: Pengurus Bahagian Komunikasi Korporat)
    Selagi anda kekal sebagai ahli dan pelanggan ICDM, maklumat peribadi anda akan kekal dengan ICDM dan pihak kami akan mengambil langkah yang sewajarnya untuk memastikan keselamatan maklumat peribadi anda dilindungi daripada sebarang akses yang tidak dibenarkan.

    ICDM berhak untuk meminda Dasar Privasi ini dari masa ke semasa. Dasar Privasi yang dikemaskini akan dipaparkan di laman sesawang kami (www.icdm.com.my).
  10. Persetujuan Pengiktirafan Notis Privasi
    Pihak kami percaya bahawa anda bersetuju dan memberi izin kepada penggunaan dan pemprosesan maklumat peribadi anda secara berterusan untuk tujuan seperti yang tertera di atas. Jika anda tidak bersetuju dengan penggunaan dan pemprosesan maklumat peribadi anda, sila maklumkan kepada pihak kami secara bertulis mengenai ketidaksetujuan anda desert maklumat perhubungan yang dinyatakan seperti di dalam perenggan 9 di atas. Kegagalan anda untuk membuat sedemikian akan memberikan pihak kami andaian bahawa anda tidak mempunyai sebarang bantahan.

  11. Dasar Privasi ini telah dikemaskini pada 23 August 2018.

Start your journey with ICDM today



Join ICDM
Engage ICDM
Find out available
PROGRAMMES
Interested in holding

Supported by


Securities Commission Malaysia ꓲ Bank Negara Malaysia ꓲ Bursa Malaysia ꓲ Capital Market Development Fund